1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données à caractère personnel est la société SCI Château du Roi Location, immatriculée au RCS de Cahors sous le numéro 107 586 562, dont le siège social est situé au 1233 route des Deux Clochers, 46170 Pern-Lhospitalet (France).
Contact pour toute question relative aux données personnelles : reservation@chateauduroi.com.
2. Données collectées et finalités
Dans le cadre de la réservation et de la gestion de votre séjour en meublé de tourisme au 98 rue du Château du Roi, 46000 Cahors, seules les données strictement nécessaires sont collectées :
- Identité et coordonnées : prénom, nom, adresse postale, pays de résidence, adresse courriel et numéro de téléphone mobile (gestion du contrat de réservation, envoi des instructions d’arrivée autonome et du code de la boîte à clés).
- Données relatives au séjour : dates d’arrivée et de départ, nombre d’occupants (adultes et mineurs pour le calcul exact de la taxe de séjour), options choisies.
- Données de paiement sécurisé (Stancer) : les transactions par carte bancaire sont traitées exclusivement par notre prestataire certifié PCI-DSS Stancer. La SCI Château du Roi Location n’a jamais accès au numéro complet ni au cryptogramme de votre carte et ne conserve que les références de transaction et l’état des échéances.
3. Durées légales de conservation des données
En matière de location meublée de tourisme de courte durée, la durée de conservation des informations dépend de la nature des données et est strictement encadrée par le RGPD ainsi que par les obligations légales françaises :
| Catégorie de données | Durée de conservation | Fondement légal et justification |
|---|---|---|
| 1. Données liées à la réservation (coordonnées des locataires, contrats de réservation, échanges relatifs au séjour) |
5 ans après la fin du séjour (ou de la relation contractuelle) | Délai de prescription de droit commun en matière civile, commerciale et fiscale (article 2224 du Code civil), permettant de justifier des séjours et de faire face à un éventuel contrôle de l’administration ou à un litige. |
| 2. Données de comptabilité et de paiement (factures émises, récapitulatifs d’encaissement et pièces justificatives comptables) |
10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable | Obligation légale stricte de conservation des pièces comptables et justificatifs en droit français (article L. 123‑22 du Code de commerce). |
| 3. Fiches individuelles de police (pour les voyageurs de nationalité étrangère) |
6 mois maximum | Conformément à l’article R. 814‑1 du Code de l’entrée et du séjour des étrangers et du droit d’asile (CESEDA), la fiche individuelle de police est conservée pendant 6 mois puis détruite (transmise uniquement aux forces de l’ordre sur réquisition). |
| 4. Données de prospects (personnes ayant demandé un renseignement sans finaliser de réservation) |
3 ans maximum à compter du dernier contact | Référentiel CNIL relatif à la gestion des contacts et demandes d’information précontractuelles. |
Suppression et anonymisation : En résumé, les dossiers clients classiques (coordonnées, contrats de réservation) sont conservés pendant 5 ans afin d’assurer la couverture légale en cas de litige ou de contrôle, et les factures et pièces comptables pendant 10 ans. Passé ces délais respectifs, le RGPD impose la suppression définitive ou l’anonymisation irréversible de ces données.
4. Destinataires des données et sous-traitants
Vos données personnelles ne font l’objet d’aucune cession ni revente à des tiers. Elles sont uniquement accessibles aux gérants de la SCI Château du Roi Location et, pour les seules nécessités techniques du service, à nos prestataires habilités conformes au RGPD : Stancer (paiement bancaire sécurisé), Brevo / Resend (acheminement des courriels transactionnels de réservation et d’arrivée) et Cloudflare (hébergement sécurisé de l’application et de la base de données).
5. Vos droits (Accès, rectification, effacement, opposition)
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement (dans la limite des obligations légales de conservation comptable et fiscale de 5 et 10 ans précitées), de limitation du traitement et de portabilité de vos données.
Pour exercer vos droits, adressez votre demande par courriel à reservation@chateauduroi.com ou par courrier postal au siège de la SCI Château du Roi Location, 1233 route des Deux Clochers, 46170 Pern-Lhospitalet. Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).